众所周知，如今的国际贸易必然产生一系列的业务交易，而大部分的业务交易是通过在参与方之间交换一个或若干单证（如：在买方和卖方之间交换的订单、订单变更、订单响应、订单取消、发货通知、收货通知、发票等）来实现的。传统的商务活动是以纸面单证作为信息载体，然而纸面单证在传递过程中需要很多手续，降低了单证处理速度，因此就出现“货比单快”的情况。单证未到，取货就得等待，这不但增加仓储成本，降低商务交易的效率，还可能造成一系列损失。
　　笔者先简略地给出一个国际贸易操作的实务过程。这里所说的国际贸易操作实务过程主要是指商贸业务单证的交换过程。即在基本决定要购买的意向之后，双方才开始操作具体的进出口贸易事宜以及与承运商洽谈有关的运输要求以及到岸联运等。贸易双方谈妥后，由各方会同金融单位（一般是银行或专业的担保公司）开具信用或担保证明，同订单等一道正式发往卖方国家。卖方收到订单，并确定所有手续齐备后，通知买方接收订单和发货细则，通知生产商组织生产或直接提供货，联系承运商准备运输货物。同时，买卖双方还要与各自国家的检验检疫、海关、税务以及进出口管理等部门联系并办理各种手续。如报关单、许可证、关税单证以及各类银行单证等等。涉及的单位除买卖双方以外，还有双方的进出口代理商，双方国家的海关，检验检疫，金融机构、保险公司、承运商、物流公司等等众多的单位。
　　由此可见，涉及到不同国家的语言、商贸规定、进出口管理程序、关税制度和法规，是国际贸易实务操作过程的主要特点。对于一个国际贸易的实务操作过程来说，这些特点均会体现在其贸易过程的各种单证上（包括单证、票据、文件等）。因此，各国的商业机构、金融机构、管理机构和贸易双方都要认同贸易过程中的各种单证。所以在开发电子商务的同时，还必须统一商贸规则和规范单证，并通过规范单证来统一和规范双边的贸易实务操作程序。这其中包括：使用标准的语言、一致认定的商贸术语、统一的单证文本以及文本数据交换格式等等。总之，单证规范化的目的是，既要使得商贸业务能够顺利开展，又要使得各方在理解和执行单证所明确的内容方面获得一致。很显然，简化贸易程序和规范单证对于各国的外经贸发展都是十分重要的，由于这部分工作涉及各国、各方的利益，所以任何一个国家都不可能单独进行。
　　进入20世纪90年代，以信息技术尤其是网络技术为基础的电子商务迅速发展和普及，传统纸面单证体系变为电子数据，突破了时空的限制，大大提高了贸易效率，降低了贸易成本，电子商务也由此开始步入一个“无纸贸易”时代，过去由人工处理的纸面单证逐渐被通过计算机自动处理的EDI报文所取代。但是，由于EDI通常需要在专用网或增值网上运行，相关的标准选项较多，对参与方的信息化水平要求较高，导致实施EDI的前期成本较高，使中小企业难以涉足，因而限制了EDI的发展和应用普及。
　　上世纪90年代后期，互联网的广泛普及和应用以及快速产生和发展起来的XML技术，为电子商务的发展注入了新活力，XML技术为在分布式和异构系统间的信息交换，提供了独立的平台、语言和应用软件。基于XML语法描述的结构化信息，非常适合在异构系统间进行数据共享和数据交换，因此XML被许多行业用以作为一种电子商务中报文定义的框架，而基于XML的电子单证格式（又称为数据交换格式）则已成为电子商务应用程序之间定义数据交换格式的首选方案。
　　但是，XML的广泛使用也导致了由不同行业开发的、为完成相同目的的一些基础报文（如订单、发票等）出现了多种不同的XML版本、不同的XML格式。这样不仅会造成大量内容相同而格式不同的电子单证在开发和维护管理上的巨大浪费，也会使不同电子商务应用系统之间在进行信息交换时产生障碍，最终阻碍电子商务活动的顺利开展。因此，国际上相关标准化组织正致力于研究和开发基于XML的电子单证格式标准化解决方案。
　　OASIS（国际结构化数据标准组织）下设的UBL（全球商务语言）工作组在ebXML核心构件与业务信息实体等标准基础上，正在开发一系列基于XML的电子单证格式方面的标准。而我国也在积极跟踪和研究国际上相关的研究成果，并开发和制定《基于XML的电子商务 第8部分：报文设计规则》。
　　《基于XML的电子商务 第8部分：报文设计规则》是在已经通过科技部组织验收并报批的国家标准《基于XML的电子商务 第9部分：核心构件与业务信息实体规范》基础上，规定如何将业务信息实体按照一定的层次结构组成电子商务报文，并如何按照一定规则将这种由业务信息实体组成的报文转化为符合规范的XML格式，该标准的研究和制定将提供一套标准化的方法，以指导我国电子商务各领域设计基于XML的电子单证格式。