答：首先，用人单位必须重视并完善员工档案管理工作，比如用人单位制定的规章制度、职工的档案材料、考勤记录、工资发放记录、交纳社会保险记录、绩效考核记录、奖惩记录等等。尤其是当这些档案记录对用人单位有利时，更要注意搜集、保管。比如用人单位不能证明劳动者的确切入职日期时，将推定劳动者主张的入职日期成立。

其次，建立健全档案借阅制度也很重要，防范借后不还或遗失。我们最近就遇到一起单位将员工档案丢失，导致员工无法办理退休手续而被员工告上黄浦区人民法院的案件。

最后，还要注意一些细节问题，比如档案室要能与其他部门尽量分开，最好是独立分室，避免人员随意进出；防止公章私盖；档案保管人员本人的档案比如劳动合同等不能由其本人保管等等。