当前企业合同管理存在的问题与对策

市场经济要求企业必须在遵循市场行为规则的前提下参与竞争、规范管理和经营，合同是企业开展各类经济活动的重要形式，企业的合同管理工作显得尤为重要。但是，当前企业合同管理工作仍面临着一些问题，企业应当引起高度重视，要从加强企业的合同管理入手，加强企业的法律风险管理。
一、企业合同及管理中存在若干的问题
1、合同风险管理意识差。
一些企业的领导对合同管理的重要性认识不够，没有建立完善的合同管理机构，对合同风险更缺乏防范意识，没有认识到合同管理是企业管理不可或缺的重要组成部分，没有建立合同管理制度，在机构设置、人员配备和经费等方面支持不够，没有设置相应的管理部门或专门的管理人员，没有明确的授权制度和合同签订的流程管理，合同签订的随意性很大，各部门权责不分明，意见很难统一，造成权力大家争、责任大家推的局面。合同签订后，不注意保存合同及相关的履行凭证。
2、不注重合同的主体资格的审查
在对外交往中，对方有时往往以办事处、项目部名义等签订合同，更有一些企业的业务人员直接代表法人对外签订合同，在这种情况下，一些企业往往不注重审查对方签约是否适格，只要对方有人签字就万事大吉，一旦发生纠纷，谁应承担合同责任，争议较大，有的企业不承认签字人的身份，而签字人又无法找到，也没有证据证明其身份，在这种情况下，合同的风险就相当大了。
3、合同文本不规范，条款过于简单、模糊。
有的企业在签订合同时，往往是自己临时草拟，不使用已成文的合同示范文本或格式合同。一些合同的条款过于简单，合同条款约定的意思不明确、不具体。有的合同没有根据交易特有的风险来设置特定条款，有的合同由于缺乏必要的框架体系导致内容混乱，有的合同与实际需要相脱节，未就双方的具体内容作充分约定，如：有的合同约定按需供货，以合同法解决争议，由违约者承担违约责任等，这种约定等于没有约定，争议解决的约定涉及解决途径、管辖约定等具体事项，根据《民事诉讼法》规定：合同纠纷可以由被告住所地或合同履行地的法院管辖。同时《合同法》又规定：合同当事人可以在合同中约定原告住所地、被告住所地、合同履行地、合同签订地、合同标的物所在地的法院管辖。因此，合同当事人应明确、具体地约定合同纠纷管辖法院，否则则是无效约定。违约责任需要根据本合同的交易情况进行具体的约定。
4、忽略合同的效力问题。
有的企业在签订合同，往往不注意合同的效力问题，在法律上，有合同成立、合同生效两个概念，合同的生效不同于合同成立。一般情况下当事人采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。有些合同约定自双方签字盖章之日起生效，但是合同上面仅有签字或盖章。殊不知签字盖章的意思是法定代表人或其授权委托的人签字加单位公章，还有一些合同没有明确合同的履行期限。
5、不善于运用合同法赋予的权利。
根据合同法第六十六条、第六十七条、第六十八条的规定，合同当事人可行使的抗辩权包括：同时履行抗辩权、后履行抗辩权和先履行抗辩权；同时，合同法第七十三条、第七十四条、第七十五条规定了合同的保全制度，目的是在债务人与第三人在危害债权时 ，债权人可依法运用排除对债权的侵害，但一些企业不知道也不善于运用这些抗辩权、保全措施。
6、合同盖章、签字方面存在的的问题。
合同的条款并不要求当事人自行书写，但需要亲自签字或盖章。签字人应当是当事人本人，或单位的法定代表人、负责人，或经授权的部门机构的负责人、代理人。但在实务中常出现，合同当事人一栏与盖章主体、签字不符。这会给合同的履行、主体的确定带来不必要的麻烦。一般订立合同时当事人都要同时签字并盖章，虽不必要，但应当说是有利而无害的。在签字人无权代表或无权代理时，有盖章便不会影响合同的成立。 另外，有的企业不太注重签字和盖章的具体操作要领， 签字时最好用蓝黑色的墨水，易于分辩是否是原件。签字时最好是页签，即每页签字，或在盖章时加盖骑缝。
二、防范企业合同风险的基本对策
（一）强化合同风险管理的意识。
“企业的一半财富来自合同”，在现代企业规模越来越大，生产、经营的内容也越来越繁复，合同的作用也越来越重要，但随之而来的风险也越来越大，不规范的合同会损害企业的形象，也会因此暴露企业自身的弱点；不规范的合同给履行带来歧义和不必要的损失，不重视合同风险管理的企业管理不可能是成功有效的，企业经营存在风险，而合同管理的工作目标是防范企业经营风险，因此，在合同管理时必须强化风险管理的意识，作为现代企业家，应当崇尚法律，合同就是企业经济活动的法律，树立并强化合同风险管理，有利于规范企业的行为规范，有利于企业的健康有序地成长。
（二）建立企业的合同管理机构和管理模式。
首先，建立合同管理机构。在市场经济条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同是民事合同，企业通过合同所确立的民事关系，是种受法律保护的民事法律关系，所以通过签订合同建立民事法律关系的行为是一种民事法律行为。由此可见，由于合同本身的特征，决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及大量的法律专业问题和实际操作技巧，鉴此，合同管理应当设立专门的机构，并配备相关人员进行有效的专业管理。
其次，合同管理应采取企业合同管理部门统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理的模式。合同管理部门作为企业合同的统一管理部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。在具体操作上，对合同实行分级、划块管理，各业务部门和所属各单位（主要有各个分公司、驻外机构）作为合同二级管理单位，负责本部门、本单位的合同签订和履行，并向合同管理部门定期汇报有关合同的执行情况。这样，企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实，形成完善的合同管理体系。
（三）加强合同管理，建立合同管理制度。
企业应当根据自己的业务特点制定一套常用的合同范本，确定常见的法律风险种类并规定相应的合同条款加以管理。企业合同管理部门应当更多的参与甚至主导合同管理的整个过程，包括对合同对方当事人进行资信调查、合同谈判、起草、修订、签署、履行以及事后审查等。加强合同管理是防范企业法律风险的基础性工作，要建立以事前防范、事中控制为主，事后补救为辅的合同管理制度。企业的合同管理制度包括但不完全包括：合同管理办法、法人授权委托制度、合同专用章管理制度、合同审批制度、合同台账管理制度、合同档案管理制度、招投标管理制度、合同相对方管理制度等，各相关部门要根据自身特点制定合同管理实施细则。做到有章可循，可重点地在以下几方面加强合同的具体管理：
1、重视合同签订关，注意防范合同订立过程中的欺诈行为。
《合同法》第五十四条第二款规定“一方以欺诈、胁迫手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立合同的，受损害方有权请求人民法院或者仲裁机构变更或者撤销。具体而言，该规定应作如下理解与适用：（1）对方在订立合同的过程中故意隐瞒与订立合同的重要事实或故意告知虚假事实，使你产生了错误认识，并基于此错误认识订立了合同。那么这个合同是可以向人民法院申请撤销的。（2）对于此种情形只能申请向人民法院申请撤销，仅做撤销通知，不生撤销效力。（3）在订立合同的过程中，对方没有使用欺诈手段，不适用该规定。（4）在合同的履行过程中出现的欺诈行为，不适用该规定。（5）向人民法院申请撤销的期限是从你知道或者应当知道撤销事由之日起一年内行使，过期失权，法律不保护躺在权利上睡觉的人。
2、正确估价自己的履约能力，预防不合理索赔。
在实践中，有的会利用对方签订合同的急切心理，签订一些履行困难的合同，包括一些对方以索取违约金为目的的合同，因此在签订合同时，要准确估价自己的履约能力，防止被无故索赔。
3、加强履约管理，防范合同内容及效力变化时的风险。
在合同履行中，必须对确认合同履行的全部义务，首先对合同的数量、质量标准要求、履行期限、履行地点、履行方式、履行费用等项目是否认识清楚，如果约定不明，要充分利用法律关于依照合同性质、目的确定履行内容的原则，比如，关于合同标的的质量问题，有行业标准的，优先适用行业标准；无行业标准或者行业标准低于国家标准的，适用国家标准。既无行业标准也无国家标准的，使用通常标准；适用通常标准不能达到目的时，可使用适用于本合同性质和目的的特定标准。其次，正确合理确认合同的履行顺序，同时要注意对方履约情况，另外，有时会出现合同的一方可能因商事原因或法定原因改变已签订且正在执行的合同等情况，这涉及合同变更、合同转让、合同解除、合同终止、合同撤销等行为，要达到上述目的，首先是双方协商，否则只有在法定情形下，拥有法定权利的一方通过行使相应的法定权利获得实现。
4、建立合同纠纷解决的基本流程。
任何企业都不希望发生合同争议及纠纷，但是，合同争议及纠纷并不能主观地避免，企业只能预防可能产生的合同纠纷，积极依法且合理解决对业已形成的合同纠纷，如何解决合同纠纷是合同管理的重要环节。企业面对合同纠纷，要积极应对，要及时成立合同纠纷处理小组，召开纠纷分析会，提出解决纠纷的法律意见，确定合同纠纷的处理方式，根据合同法第一百二十八条的规定，当事人可以通过和解、调解、仲裁和诉讼来解决合同争议。及时处理合同纠纷，千万不要拖延，目前，有些企业的债权无法获得实际执行，事实上与其迟延主张权利有关，一些企业非要等到对方人去楼空，才肯下决心诉诸法律，效果与损失是可想而知的，正确认识诉讼功能，企业要准确认识诉讼功能，诉讼是解决问题实现利益的途径而非目标，企业要科学树立诉讼目标，诉讼的目的在于实现合法利益的最大化，而绝非简单地胜诉，因此，及时、合理及有效地处理合同纠纷，是避免合同风险的有效措施之一。
（四）合同管理部门要加强人员的培训和法律事务的外包、协作。
要加强合同管理的实效性与专业性，首先要对企业内部的合同管理机构和合同管理人员进行合同法、公司法等法律法规的专门培训，特别要对企业的经营人员和管理层进行培训，提高他们的合同意识，掌握合同法律制度，强化合同的证据意识，并自觉地运用到企业的经济活动中，使企业从被动地应付和处理合同纠纷转到主动地预防合同纠纷，从而增强企业的应变、发展和竞争能力，避免经济损失。其次，要加强与律师的协作，引入紧密型的企业法律顾问服务模式，成为本企业合同管理机构的专业支持，在一定条件下，企业根据自身的战略选择，也可以将本企业合同管理中的法律服务职能与事务外包，交由顾问律师团队承担企业的法律服务事务。由律师根据企业的需求组织人力资源，指派主办律师与协办律师等构成辅助团队，为企业提供全面而专业、高效而优质的法律服务，从而帮助企业把主要精力投向核心竞争能力的提升，帮助企业提升合同管理与防范法律风险的能力。