浅析传真合同的法律风险防范

发布日期：2013-01-22 作者：徐涛律师

2005年6月，广东某灯饰企业（简称A公司）向浙江某灯饰生产厂（简称B公司）定购大批灯饰，价值400万元，销往东南亚某国。合同约定的交货时间为2005年11月30日，逾期交货则按合同标的额15%支付违约金。B公司未能按时交货，A公司随即根据合同中的仲裁条款向广州仲裁委员会东莞分会提起仲裁，要求B公司支付违约金60万元。
A、B公司双方并没有订立正式书面合同，而是采取先由A公司在合同上盖章后传真到B公司，B公司盖章后再回传A公司的形式订立合同的。A公司的举证材料中只有B公司签章的合同传真件，并无其他书面材料支持自己的仲裁请求，B公司对双方的合同关系则不予承认。
最终A公司补充了关于双方合同履行情况的铁路货物快运运单、增值税专用发票等其他证据，仲裁庭通过辅证推定合同关系的确存在，根据证据链的完整性，认定双方买卖合同关系。因此依法作出裁决，支持了A公司的仲裁请求。

法律分析:
在现代企业商业往来中，传真使用已十分广泛，因传真产生的法律纠纷也越来越多。分析案情，我们可以发现企业间以传真形式完成的合同订立行为，在当前法律环境下，需要警惕防范法律风险：
一、以传真签订的合同受法律保护
《合同法》规定，当事人订立合同，可以采用书面形式、口头形式和其他形式。其中，书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。因此，以传真签订合同，已得到我国现行法律的承认。
二、以传真签订合同存在法律风险
一般而言，只有同时具备真实性、合法性、关联性的证据才具有证据效力。因此，在认定传真件的证据效力时，需要考虑诸多因素，如：传真件应当认定为原件还是复印件；传真件是否是传真方所发出；接收方是否收到了传真；传真件有无伪造、变造情形；是否有其他相关证据佐证等。如果没有其他证据佐证，则该传真件为孤证，证据效力有限。
依据我国现行民事诉讼法的相关规定，当事人提供书证的，还应当提供该书证的原件。但传真若被视为书证，则常规思路就是提供存在合同关系的传真原件。但事实上，A公司除了自己保留有只有自身盖章的传真底稿外，一般情况下并不留有B公司签章的传真原件。在B公司否认其曾在A公司提供的传真上签章的情况下，A公司所面临的一个最为困难的举证问题就是无法提交双方都签章过的传真件的原件。若提起仲裁，A公司没有其他证据佐证，仲裁庭就难以判定双方存在合同法律关系，A公司存在举证不能的败诉风险。
三、应当防范以传真签订合同的法律风险
（一）要具有良好的证据意识。对于标的较大、周期较长、情况复杂的业务，最好当面签订书面合同。若实属客观不能，最好让对方盖章签订书面合同，再以快件方式送达接受方签署。
（二）对情况紧急须以传真签订的合同，最好采取证据补强的措施。应留存能够证明传真件合同内容的其他证据，如相关的委托书、意向书、往来信函、电子邮件、电话录音等；应保留传真收发凭证并确保传真件上收发件人、收发时间、收发传真号码等信息清晰无误；最好要求对方在发出传真的最短时间内将传真件的原件寄交，以显示证据的同一性和完整性。传真件字迹及签章不得模糊不清。应建立传真收发登记制度，严禁客户随意在公司传真机上发送传真。
（三）以传真方式签订合同，紧急情形消失后，当事人应及时就传真内容补签书面的确认书，或直接在原传真件上重新签名盖章，变传真件为真正的原件。
（四）如双方未来会进行多次交易，可以事先共同签订书面的业务合作框架协议，并在协议中约定今后一段时间内双方传真签订子合同（如下订单）的具体方式。框架协议中必须明确约定双方的传真电话号码。

（五）应妥善保管后续履约证据（比如发货单、对帐单等）。此外，应向电信运营商定期索取业务电话（含传真电话）的通联记录并存档保管，该通联记录可以证明企业与对方的通信情况。建议对合同传真件编号，并在后续履约证据上有意识地加注该编号，以加强后续履约证据与合同传真件之间的法律联系。
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