企业规章制度法律风险的防范措施

为防止不合法的规章制度给企业带来的用工风险，企业在制定、修改规章制度时可采用以下应对措施：
（一）、制定的内容要合法有效
企业制定规章制度必须做到制定主体适格、内容合法、合理且程序完善，不得违反公序良俗，不得与劳动合同和集体合同相冲突。
（二）、制定过程要符合法定程序
《劳动合同法》要求规章制度的制定要履行相应的法定程序，即平等协商 +公告（告知）程序。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。即：
第一、 规章制度的制定、修改要履行民主程序，并保留职工代表大会或者全体职工讨论、协商的书面证据，履行公示程序。
第二、依法进行公示方法。
《劳动合同法》第4条第4款规定“直接涉及劳动者切身利益的规章制度应当公示，或者告知劳动者。”《最高人民法院关于劳动争议适用法律若干问题的解释》第19条也明确规定只有向劳动者公示的规章制度才能作为审判案件的依据。公示可采用的方式有：①企业网站公布法；②电子邮件通知法；③公告栏张贴法；④员工手册发放法（保留签收记录）；⑤ 规章制度培训法（保留培训签到记录）；⑥规章制度考试法（保留试卷）。目前比较行之有效的方式是将企业规章制度写入企业的员工手册内，并让员工签收；或对员工进行规章制度培训，并签收阅读等。
当然，并非所有的企业规章制度都需要经过职工代表大会或全体职工讨论。需经职工等讨论通过是涉及劳动者切身利益的规章制度，如薪酬福利制度、违纪处罚制度等。对于那些非涉及劳动者切身利益的规章制度的制定，目前法律并未规定具体程序，应当理解为非涉及劳动者切身利益的事项的制定程序由用人单位自行规定。
（三）、规章制度内容要量化、程式化、系统化
这是用人单位最容易忽视而恰恰是最重要的地方，在制定规章制度的时候要特别注意，尽可能地量化具体的要求或者适用的情形。如对经常旷工的人员辞退问题，不要使用含糊的“经常”这两个字， 而是要确定的文字表述， 应当尽量避免此类语言的歧义。如可表述为旷工三次以上，企业可以辞退。等等
对于一些无法量化的要求和适用情形，则可以选择程式化的方式。一些轻微违反劳动纪律的情况，因为尚不构成严重违反，用人单位难以解除劳动合同，但劳动者屡屡违反，用人单位觉得不知如何处理。比如劳动者在上班期间从事一些与工作无关事务，打私人电话、上网娱乐、看小说等等，这些行为在规章制度中难以穷尽，且情节一般比较轻微，但对于劳动者屡屡触犯的情况，则可以在规章制度中设定，用人单位一经查实，给予书面警告，三次书面警告以上的视为严重违反规章制度。这种程式化的设定，使得规章制度全面而具有操作性，便于用人单位在行使劳动管理时，真正地有“章” 可依。
规章制度的系统化也是非常重要的。比如，规章制度规定“劳动者不符合工作要求，或考核不达标的，用人单位可以解除劳动合同”，而在具体的规章制度中又没有规定劳动者的工作要求或者岗位职责的内容，因此，此种情形用人单位解除劳动合同的权利只是一纸空文。
（四）、规章制度中不能规定本应在合同中约定的事项
虽然新《劳动合同法》从程序上加大了企业制定规章制度的限制，但企业仍然享有比较大的自主权。而劳动合同中的事项却是双方当事人协商确定的事项。因此两者有着本质的区别。实践中，仲裁机构和法院在衡量企业规章制度的效力时，往往会认为，凡是应当由双方协商确定的事项，如果没有经过协商而由单位单方面在规章制度中进行规定时，一般情况下都不会作为审理案件的依据。
（五）、明确规章制度的效力范围
规章制度制定时应明确其效力范围，即对哪些人有效，在哪些场合有效，适用于哪些事情，什么时候生效，有无溯及力等。
（六）、清理现有规章制度，及时修改、重建与新《劳动合同法》不一致的内容，完善法定程序
主要包括：
1.企业要随时关注现行法律的修改及新法律的出台，修改不合法的内容；
2.企业要尊重法律赋予工会或职工在规章制度实施过程中的建议修改权，协商修改相应内容；
3.企业要依据自身发展及内外环境的变化，依法修改、补充不适合的相关内容；
4.依法对现有规章制度重新修改后，采取适合的方式公示或告知劳动者，完善法定程序。
（七）、注重保全证据
企业在制定和依据规章制度行使工作管理权时必须具备证据意识，以防发生纠纷时企业举证不能的风险发生。在规章制度制定方面，需要保留已经履行好法定程序的证据，如会议记录、讨论的经过等等。在履行告知程序方面，需要保留已告知的证据，如上墙张贴公告、用工录用表确认、员工手册签收等等。在依据规章制度处理或者解除劳动合同方面，需要保留违规调查方面的证据。
综上，目前虽然很多企业已经意识到规章制度的重要性，并且着手完善和加强单位的制度建设，但由于规章制度的法律效力来自于法律的授权，且劳动法律法规和相应政策不断变化，因此，规章制度的制定具有很强的法律专业性和技术性，故律师建议企业应当借助法律专业人士的帮助和指引，结合产业行业特征和本企业的具体情况，使得规章制度行之有效，真正发挥作用。