行政处罚决定书，是行政处罚决定最具体的表现形式。凡行政处罚，必须制作和送达行政处罚决定书。要求履行行政处罚决定，当以发生法律效力的行政处罚决定书为凭据;当事人不服行政处罚，亦以行政处罚决定书为凭据并针对行政处罚决定书载明的行政处罚决定而提起行政复议或者行政诉讼;当事人在法定期限内既不提起行政复议也不提起行政诉讼，逾期也拒不履行行政处罚决定，行政执法机关申请人民法院强制执行，当仍然是以已经生效的行政处罚决定书为法律凭据。可见行政处罚决定书是整个行政执法过程中最重要的也是最关键的法律文书。可以这样说，行政处罚决定书规范化制作，直接关系到行政处罚的是否成立，关系到行政执法的准确性和严肃性。行政处罚决定书的规范化制作，是行政执法规范化要求最基本的要素，体现着行政执法队伍的综合素质和行政执法队伍的执法水平。

　　一、行政处罚决定书应一律使用A4型纸

　　行政处罚决定书乃至包括行政执法所有的法律文书，首先应当属于公文的范畴。如属公文，就应该首先符合公文的标准。而且这个标准还是国家标准。国家质量技术监督局于1999年12月27日发布的GB/T9704—1999《公文格式》国家标准以替代GB/T9704—1988国家标准。新标准自2000年1月1日起实施。国标规定，公文用纸幅面规格为A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,订口(左白边)为28mm±1mm,版心为156×225mm(不含页码)。未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字;双面印制;公文正文在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格;数字、年份不能回行。公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1、××××”);附件名称后不加标点符号。成文时间用汉字将年、月、日标全;“零”写成“○”。单一机关制发的公文(行政处罚决定书属单一机关制发)在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm—4mm，，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。特殊情况当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。以上所述标准均适用于行政处罚决定书的制作。

　　仅就行政处罚决定书的版面尺寸而言，笔者见过多规格的预定格式。以水行政处罚决定书为例，一种是8K型纸双联页，中缝处对折裁断，正文送当事人，另一半为存根联存档备查。第二种是16K纸单幅预定格式，版面尺寸为196mm×270mm。第三种是16K纸双联页，中缝对折，送达当事人的处罚决定书正本为32K型纸仅手掌般大小了。还有第四种书签式更袖珍，16K型纸三联页，送达当事人的处罚决定书正本仅为16K纸的三分之一，版面尺寸只有90mm×196mm。真可谓随心所欲五花八门。不统一，不规范，也不严肃。书签般大小的一页小纸片儿，就责令企业停产停业?!就处一万元以上十万元以下罚款?!确实有点滑稽的了。

　　行政处罚决定书包括整个行政执法过程中所有的法律文书幅面规格都应统一采用A4型纸。这是维护行政执法严肃性的需要，是规范行政执法行为的需要，是统一行政执法文书及其规范化的需要，也是规范行政执法文书档案管理的需要。

　　二、行政处罚决定书眉首标识规则

　　GB/T9704—1999国家标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心为156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。

　　行政处罚决定书应属公文中的特定格式。首页不设红色反线，可统一规定设黑色反线。发文机关标识和发文字号为眉首，还应加上正本、副本标识。

　　笔者见过的违反水法规行政处罚决定书之眉首也是五花八门的。首先是无发文机关标识，不看印章就不会知道作出该行政处罚决定的是哪一个行政机关。其次是文种格式标识既不统一，也不规范。有的称《水事违法案件行政处罚决定书》;有的称《违反水法规行政处罚决定通知书》;也有称《水事违法案件行政处罚通知书》。发文字号有“×水行决字(××)第××号”，有“××字(××)第××号”，也有“水罚字第××号”。

　　GB/T9704—1999国家标准规定，公文的发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号(字的大小)由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm。行政处罚决定书是公文的特定格式。发文机关标识应由作出该行政处罚决定的行政机关名称后加“行政处罚决定书”组成。但不可用红色标识(只能用黑色标识)。如“×××水利局行政处罚决定书”。一目了然，“×××水利局”是作出该行政处罚决定的行政机关;既是“水利局”作出的当属水事违法案件行政处罚决定书。

　　GB/T9704—1999国家标准规定，机关公文发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。据此，行政处罚决定书发文字号也当由作出该行政处罚决定的行政机关代字、年份和序号组成。参照国标规定，发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居右空1字排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“[ ]”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。要作统一规定的是作出行政处罚决定之行政机关的“代字”。假以《湖北省水利厅行政处罚决定书》为例，设定字号为“鄂水行字[2003]1号”。“鄂”代表行政区划和行政职级，“水行”代表水行政主管部门或水行政执法，“罚”字代表处罚决定。是“罚”的决定，当用“罚”而不可用“决”。“决”有“处决”、“判决”的联想，真让人有点不寒而栗。发文字号之下4mm处可印一条与版心等宽的黑色反线。