公司管理制度之合同管理
发布日期：2014-09-04 作者：110网律师
1. 为了促进公司对外经济活动的开展，规范员工对外业务往来中的行为，明确员工在工作中的职责，防止公司蒙受不必要的经济的损失，特制定本规定。
2. 合同作为明确合同双方权利的义务的依据，具有法律约束力，故凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，应当签定合同。
3. 合同采取书面形式，所谓的书面合同指正式合同文本、备忘录、传真、信函、图表等可以以书面形式加以固定的形式。如果因情况紧急，要采取国际流行的电子签名加以确认合同内容的，首先要经公司授权负责人同意，其后要尽可能地采用上面的提到的几种合同形式加以固定。
4. 本规定所指的合同包括国内采购合同、国外采购合同、特许经营协议、进口合同、出口代理合同以及未列明但与公司业务有关的其他合同，不包括劳动合同。
5. 公司由法律顾问根据总经理的授权，对合同进行动态监督管理，有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由法律顾问对各部门实行指导。
二．合同的批审权限
合同原则上由总经理签订，但经总经理授权的可以由副总、总助或其他负责人签署。总经理的授权方式可以为授权书、电话、传真等。副总、总助可以签署除总经理审批范围外的其他合同。
如无特殊情况，审批范围如下：
- 总经理审批、签署范围
B．国内销售合同属于经常性购销，金额在人民币50万以上的（含50万）；
C．国内销售合同采购所需预付款在人民币1万元以上的；
D．国外销售合同在5万美金以上的；
- 部门经理审批、签署范围
B．国内其他购销合同由部门经理或部门经理以上的管理人员审核，并批准签订；
C．国外销售合同2万到5万美金的由部门经理或部门经理以上的管理人员签订。
- 业务经理签署范围
- 律师合同附签
三．合同订立之前的前期调查
1. 在签订合同之前应当尽可能对交易对方的以下情况进行了解：
A．要求对方提供将其主题资格方面的法律条文，如营业执照，重大的交易对象不妨到有关公司登记机关查其登记内容；
B．交易公司的背景和相关历史；
C．对交易公司的营运状况进行分析；
D．对交易公司的信用信誉情况进行了解，如过去是否认真履行了与他人之间订立的合同，是否有欺诈或不讲信用的行为，是否已卷入与他人的或与国家机关的纠纷；
E．对交易公司的资信了解，包括是否有房屋还是租用他人房屋，相关财产是否抵押。
2. 所欲签订的合同在经济上的可行性可交由财务部门审核，财务部门有相关建议的，可以在合同草拟稿中说明，并由会计签名。
3. 以上情况在签订合同之前应尽可能知晓，如果调查了解的成本过高，可以在将来签订主合同时加入对方保证条款。
4. 经办人员对以上信息的记录或调查的情况将来与合同原件一并入档。
四．合同的订立步骤
1. 与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立书面合同。
2. 合同由各级经办人自行拟稿，合同内容包括标的，数量和质量，价款或酬金旅行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款。涉及合同对于适用法律及选用仲裁条款要尽可能选择中国法律及中国范围内仲裁。
3. 在订立合同之前要充分了解对方的状况、目的，双方所处的地位，以采取不同的方案和对策，在对方商谈过程中要从有利于本公司的程度逐次引导。
4. 格式化的合同由经办人按合同纸上的要求填写。
5. 重要合同由法律顾问负责拟稿。
6. 拟稿完毕后，经本部门审核后，交由律师进行法律审查，顾问律师根据法律对合同稿审核并签署意见，之后交由经办人按合同签订权限报相关负责人签订。
7. 重要合同则再转总经理，非重要合同则直接交印章保管人用印。
8. 法律顾问对合同稿提出意见的、则向经办人说明情况并退回。经办人要求通过的、但法律顾问仍持保留意见的，经办人可以根据层级上报到上级管理人员，并由该管理人员对合同进行再次审查。
9. 总经理对重要合同稿和有争议合同稿予以审核并具有终审权。
五． 合同的执行
1. 合同在签订之后，原则上整个过程应当由经办人负责全过程的执行，经办人员要做到对合同的内容、每一个细节要有充分的了解。
2. 当合同在执行过程中出现任何新的重大的事实情况时，经办人应及时地向部门负责人汇报并及时征求律师的意见，以寻求对策。
3. 合同在执行期间如发生人员变动的，如该人员只是在公司内部变动，则由该经办人员继续负责，有特殊情况的可以由原经办人向新经办人完全、充分说明合同执行的整个情况，环节，交接相关资料。新经办人不了解的地方，原经办人要负责说明。
4. 如原经办人离开公司的，要由其将合同执行的全部资料交接下来，并充分说明整个合同的执行情况，经该业务部门确认无误的，方可办理离职手续。
5. 合同执行完毕后，相关资料由经办人及时交档案保管部门入档。经办人要对入档材料的真实性负责。
六．入档管理
1. 合同签章生效后，正本由档案保管部门归档，合同有关的业务资料由相关的业务部门保管复印件，原件有富余的也可持有一份原件。
2. 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，有关人员应保守合同秘密，并及时按机密程度专门归档。
3. 档案保管人员应妥善保管与合同有关的资料，包括与之有关的文书、图表、传真件以及相关单证等。
4. 以上资料不得随意改动、弃置、销毁、遗失。
5. 档案保管人员要定期检查已执行完毕但未归档的合同及相关文件。
七． 责任
1. 凡因越权处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。
2. 故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。
八． 其他
1. 本规定解释权归总经理；
2. 本规定由公司可根据新情况作出另行规定。
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