①控制计算机等设备
控制电脑设备就是控制企业的计算机(工作站)、服务器和有关如光盘、U盘类存贮介质。基于电子数据的易改动性,企业人员有可能对电脑中的数据进行删改,为稽查人员获取真实资料设置阻力和困难。到达企业后,应立即要求现场人员停止操作计算机,并立即切断各台计算机的网络连接;防止现场人员将笔记本电脑、移动硬盘、U盘、软盘等可作移动存储用途的设备带离现场;对有网络设备的,要尽快找到存放会计财务和业务数据的服务器,加以控制。
②控制财务电子数据
搜索会计、出纳和凭证录入员等的计算机,如是网络连接方式,要确定服务器的IP地址并向其了解存贮数据库的服务器存放位置;搜索其电脑工作站中的各种Execl电子报表和各部门之间往来或个人对记录企业日常经营运作的Word文件,进行拷贝。
③控制进、销、存等部门的电子数据
④控制有关主管人员的电子数据
企业主管领导及关键部门负责人电脑中往往存储着非常重要的电子数据,如账外账、账外经营收入的数据,对检查工作起到至关重要的作用,应与财务电子数据同时、同样采取控制措施。
(二)电子数据的整理
电子资料的整理是指通过技术手段对提取的电子数据进行账套恢复和重建,以发现和提取与案件相关的线索和证据,最终形成检查分析报告传送给相关的稽查人员。具体是指对后台业务数据库、财务数据库和前台Office、WPS等办公文档,通过计算机技术或其他相关技术,如:数据库技术、解密、数据恢复或专业的查账软件系统等将电子取证时备份的案件数据进行读取、筛选、归类、统计、分析等,将取得的企业财务数据恢复成账册、报表的形式,建立模拟企业账务处理系统和服务器后台数据库系统,供稽查人员使用。
电子数据的整理工作一般仅对未封签的备份数据进行。经过整理分析后,应制作数据分析报告,筛选获取数据中与企业涉税有关的电子数据,为下步检查工作开展作好准备。
(三)电子数据的疑点分析
对整理好的企业标准账套的检查,电子检查与手工检查在检查方法上并无太大的区别,但稽查人员可以利用电子化稽查查账系统提供的强大的检索功能和在线指导功能,尽快发现和归集疑点,确定检查重点,并进行疑点的人工核查。
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