公司合同如何进行管理

发布日期：2012-10-15 作者：王红影律师

本次主要介绍两个方面的问题：　　1.关于公司合同的签订、履行等注意事项　　2.关于公司内部合同管理注意事项　　　　一、关于公司合同的签订及履行应注意的事项　　1.签订合同首先要明确的两个基本原则：　　（1）如果不是即时清结的合同，应当以书面方式订立。这样争议发生之时，便于明确责任。签订书面合同有两个基本目的：一是明确各自的权利义务；二是作为证据，纠纷发生后，可向司法机关提供，用以证实自己主张的凭证。有些单位在经济往来中为了省事方便或者出于对客户的信任，而仅凭对方的电报、电话、发货通知单就进行交易，一旦一方失信，便纠缠不清，引发合同纠纷。这时，由于难以举证或证据不足而往往导致己方无法立案或者诉讼请求不能得到法院的支持。　　（2）对合同的各个条款要做到明确、详细。　　2.签订合同主体资格的审查　　依据不同的签约人要着重审查如下材料：　　（1）由对方法定代表人亲自签约的情况　　①对方是否有营业执照，而且是否真实，营业执照上注明的经营范围、经营期限等；　　②营业执照上记载的法定代表人是否与合同上的签约人有出入；　　③签约人的身份证等有关身份材料的审查；　　④对方营业场所以及是否正常经营等。　　（2）由对方特定的业务员签约的情况　　①业务员的身份证明材料；　　②业务员与委托单位的关系；　　③业务员与委托单位是否有合法有效的委托手续；　　④业务员是否得到委托单位的授权，特别要注意审查委托代理的权限、委托代理的期限。特别防范无权代理、越权代理；　　⑤委托单位是否有企业营业执照，签约时是否还存在。　　总之在签约之前务必要对对方当事人的情况进行具体认真的核实。采用的方式可以是电话询问、写信、发函、上门考察，以及到有关部门查询等。在经过一番调查的基础上，较为具体地掌握对方的情况，这是签订合同的第一步。　　3.合同主要内容的审查。　　一般来说合同的内容由当事人约定，主要包括以下条款：①当事人的名称或姓名、住所；②标的；③数量； ④质量；⑤价款或报酬（付款期限、付款方式）；⑥履行期限、地点、方式；⑦违约责任（损失赔偿、违约金计算方式）；⑧解决争议的方法；（法院、仲裁委员会）。针对我们比较常用的服务合同，就以上各主要条款一一进行解释。　　（1）审查合同的名称是否与合同的内容相一致。　　（2）合同当事人的名称或者姓名和住所。除了前面说到的对当事人主体资格的审查程序以外，在签订合同之时还要认真核对合同上对方当事人的名称是否与其加盖的公章完全一致，这点是相当重要的。如果是中国大陆的公司，最好要求对方加盖公章。签订合同时缺乏对方单位公章，结果当对方单位否认该合同时，无法证明签订合同是单位行为还是个人冒用单位名义而为的行为。　　曾经有过这样的案子：甲公司与乙公司签订合同，合同上乙公司的名称与其公章所显示的名称有出入，而甲公司在签订合同时并未注意这点，这样产生争议之后，造成诉讼上的极大不利。　　（3）加强对合同标的的审查。就服务合同而言，就是要明确服务范围。对容易产生歧义的名称，可以加以特别的说明，以免产生不必要的争议。举个很典型建筑工程安装方面的案子：当时合同中只写到，甲方应当为乙方安装“优质木门”，合同履行之后，乙方进行验收，发现安装的是三合板木门，于是发生争议，诉至法院。在法庭上，乙方说甲方违约，未安装优质的实木门，而甲方则坚持是严格按照合同履行的，并指责乙方要求安装优质的实木门，纯属无理取闹。其实双方争议的焦点在于：木门是否就是实木门，是否包括三合板木门。可见正是因为对标的物名称规定得不规范、不明确才导致这起纠纷的产生。　　（4）对标的物的数量、单价、金额进行必要的核对。对服务合同就是要明确收费的项目，方式等　　（5）质量方面的要求、技术标准，以及供方对质量负责的条件和期限，应当规定得明确具体。就服务合同而言，就是明确对所提供服务的具体要求。　　（6）关于标的物的验收，要严格规定具体的验收程序。例如要求对方在收到标的物以后及时签收，如有异议应当在一定期限内通知我方，否则视为我方已完成合同的履行。　　（7）关于结算方式及期限。采用什么样的结算方式，对保证我方债权的实现有着举足轻重的意义，这里要针对对方的履约能力（商业信誉）采取风险系数相对小的一些履约方式。在买方用支票付款时，要按规定的程序进行检查，以免被买方用虚开的支票拿走标的物。为防止对方虚开支票，可直接到出票人开户行去持票入帐，这样可查证该支票是否兑现。　　（8）在合同中可以明确定金条款，可有效保证我方权益。另外，违约责任条款也要本着对我方有利的原则加以明确规定。　　4.合同履行应注意的问题　　（1）有合同并不当然代表合同已履行。完成工作成果时应由对方签收回单，回单最好有对盖章，若没有盖章应有授权人签字（可以在文面上体现出的授权人，如合同签订人、对方在合同中指定的经办人）。　　（2）若我方有付款义务，对方收款单位与合同当事人不一致的，应让合同当事人提供付款指示说明。　　（3）若对方让第三方对我方付款，应让付款人出具代付款证明。　　（4）合同履行中注意留存证据。在交易过程中不注意妥善保管交易往来文件，当纠纷发生的时候，文件不全而导致某些交易细节缺乏证据，或者某些文件原件丢失，只保留了复印件。因为复印件很容易伪造，复印的字迹不能进行笔迹鉴定，因此不能单独作为证据，当对方不承认该复印件时法院难以采信。　　（5）业务部门与财务部门密切沟通，对应收帐款及时催收，防止欠款超过诉讼时效。　　（6）若有合同纠纷发生，应注意收集提供以下证明合同订立、履行、变更的证据：　　①书面合同或口头协议内容及证明人证言；　　②交付标的物或提取标的物的单证的证据；　　③交付有关单证和资料的证据；　　④接收标的物的证据；　　⑤标的物数量、质量异议通知的证据；　　⑥样品查封及样品质量的证据；　　⑦第三人对标的物主张权利的证据；　　⑧合同变更、解除的证据；　　⑨违约情况的证据；　　⑩违约金或损失赔偿数额及其他证据　　结合案例讲解在合同的签订和履行过程中应注意的事项：　　案例：关于无权代理的案件　　房屋业主甲方委托其母亲，通过中介将房子卖给乙方，乙方在支付部分购房款之后，甲方（业主母亲）将房屋交给乙方。后因房价上涨，甲方认为卖房吃亏，要求乙方增加房款，乙方拒绝。甲方向法院提起诉讼，认为其母亲没有权利卖房，因为授权委托书只列明有管理房屋等事项，并没有明确授权卖房。在法院审理过程中发现，甲方曾为履行双方的房屋买卖合同，将购房收据在开发商处换成发票后交给乙方用于购房抵扣税款，法院综合案件其他事实，认定虽然委托书授权不明，但甲方有事后用行动追认代理行为的事实，法院最终认定双方的买卖合同有效。　　提示：如果在签订合同时严格审核委托人的代理权限及事项，就不会给对方留下法律上的漏洞。　　案例2：关于履约方式条款对当事人的影响　　某文化公司委托一家印刷厂印刷杂志，文化公司（甲方）向印刷厂（乙方）支付相应的预付款35%。合同约定预付款支付之后的一个月之内乙方向甲方交付相应的印刷品，并且约定的履约方式为先送货后付款，乙方根据合同约定将印刷品按合同规定期限之内将印刷品送给甲方。因市场原因，甲方不欲继续履行协议，乙方送货时甲方拒收乙方没有保留相应的拒收证据。后甲方以乙方未履行合同为由，要求乙方返还预付款，并承担违约责任。乙方有理，但却出现了可能败诉的局面。案件虽然通过艰苦努力，最终乙方胜诉，但这个案件关于履行合同的方式明显对乙方是不利的。　　案例3：关于签订合同进行资信调查　　原告为一家设备租赁公司，被告是租赁人，原告将设备租赁给被告使用，被告将货物存放于第三方，第三方与被告有一定的关联性，原告一直以为第三方是被告的下属企业，之所以租给被告就是因为第三方有履行能力。合同履约过程中，原告发现被告没有能力履行合同，经过调查，第三方与被告有一定的关联性，但在法律上完全是两个独立的主体，按照法律规定要求第三方承担责任，没有依据。　　本案如果出租人在签订合同时，进行适当的资信调查是可以避免出现这样情况的。　　案例4：关于签订合同的违法性审查　　一家文化公司（甲方）与另一家公司（乙方）签订协议，就某项服务签定协议，双方在签定合同中约定甲方将相应的服务款项交付给乙方指定的账户，后乙方指定付款至某个人账户，后来因各项服务产生纠纷，乙方向法院起诉，要求甲方支付相应的服务费。甲方答辩称乙方提供的是个人账户，违反法律，所以没能付款，没能付款的原因在乙方。经法院审理，法院认定该约定违反了《公司法》《商业银行法》的强制性规定，属无效条款。　　审查合同基本的一项是合法性审查。　　案例5：在履行合同过程中，由第三方付款产生的法律问题　　甲方与乙方是买卖关系，甲方向乙方购买设备，并且双方业务时间跨度时间较长，有着长期的供货关系。在合同履行中，甲方购买乙方的设备需要提供合同履行保证金。乙方曾通过第三方收取过部分保证金。后甲、乙方没有继续发生交易，涉及乙方退还甲方保证金，乙方陆续退还甲方保证金，但还有相当部分金额没有退还。甲方索要无果后向法院提起诉讼，乙方辩称诉讼已过时效。甲方经过核对银行记录，发现乙方在时效期内通过曾收保证金的第三方退还过部分保证金。法院最终认定，该案没有超过诉讼时效。如果本案最后一笔款项，不是曾收过取保证金的第三人退还而是通过另外的第三方，案件会复杂的多，案件结果也很难预料。　　案例6：合同标题与合同内容不一致　　甲方向乙方借款人民币100万进行房地产开发，但是写协议时写成了合作协议，写成甲方、乙方将一百万放在甲方进行使用，三个月到期之后甲方将本息还给乙方，并以一百万金额在甲方工程资金所占比重，进行利润分配和风险承担。后工程出现亏损，甲方拒不返还借款，并要求乙方按比例承担亏损。经一审、二审，法院最终认定本案名为合作实际为借款。　　案例7：合同印章，在合同签订与履行时不一致　　某建筑公司（甲）向钢材公司（乙）购买钢材，买卖双方签订钢材买卖协议，协议签定之后，钢材公司将钢才运输到建筑公司的工地，建筑公司接收钢材后，在送货单上盖章，但该章没有备案。因钢材款发生纠纷后，乙方将甲方诉至法院，要求支付钢材款，甲方答辩没有收到乙方的钢材，乙方送货单上的签章也不是甲方的。诉讼时，因工程已完工，工地人员已全部撤离。法院经过周密的调查，证实甲方收到了乙方的钢材，最终判令乙方胜诉。　　印章前后不一致，合同履行中时有发生，此问题值得注意。　　案例8：签订合同的单位与收货单位不一致　　甲方与乙方签订协议，乙方将指定甲方将货物送到丙公司，丙公司与乙公司的名称有两个字是相同的。甲方将货物送到丙公司之后，由乙方人员签收。乙方没能按时付款，且乙方没有履行合同的能力。甲方将乙方和丙方诉至法院，要求乙方和丙方支付货款，经一审判决，法院驳回了甲方对丙方的诉讼请求。在二审中，法院经审理发现乙方和丙方人员存在混同，判令丙方乙方共同偿还甲方货款。　　案例9：合同履行中应保留证据　　甲方给乙方供应相应的机器设备，乙方在一个工地分包了一个工地的设备项目。甲方将设备交付给乙方这后。甲方出于对乙方的信任，没有要求出具收据以及相应的签证。双方发生纠纷，诉至法院，甲方作为原告极为被动。最终原告通过录音取证及复杂的鉴定程序，案件才得以结束。　　案例10：在合同履行中传真等产生的问题　　甲方为一制衣公司，乙为一时装公司，甲方受乙委托包工包料生产一批服装，订单的方式是乙方通过传真发给甲方，但是传真号不属于乙方公司的电话，在甲方按照乙方的标准加工完成之后，乙方拒收。为此产生纠纷，甲方诉至法院，要求乙方支付加工费。乙方答辩，从没有委托甲方加工服装，应驳回甲方的诉讼请求。好在甲方诉讼前，进行了录音证据保全，案件经过一二审，最终判决乙方败诉。　　本案涉及的传真件问题，在履行合同时，应引起注意。　　上述案例都是在签订履行合同过程中发生的，提醒管理人员注意，在签订合同的过程中，如果没有相应的预防和补救措施，权益很难得到保障。　　　　二、公司合同管理　　公司的合同管理，应注意以下几个主要问题：　　1.关于合同管理机构　　根据公司的管理体制规定，合同管理机构有的在业务开发部门，有的在财务部门，有的在工程部门，有的在质量管理部门，但不管是由何部门管理，都要明确职责和权限。　　2.关于合同管理程序，方法与过程的控制　　管理程序主要是明确合同签订过程如何控制，避免签订不合法的合同。主要包括如下内容：　　1）合同签订前的评审：　　首先涉及由哪个部门或哪几个部门负责评审及评审的内容和范围等要明晰。　　评审内容也要作明确的规定，一般应涉及对客户资信评估，递交项目建议书方面的项目报价，自我评审与控制，对客户相关要求的评审，合同风险评估。　　合同风险评估主要考虑如下方面：　　是否有显示公平的条款；　　对方提供的合同文本对我方是否有利；　　对方资信是否存在风险；　　客户是否提出违法要求等。　　2）合同起草与签订　　谁负责合同起草与签订，谁负责审核与批准。　　3）合同的变更管理　　应明确一般变更的评审人与重大变更的评审人。　　4）合同履行的跟踪　　要明确合同跟踪合同履行的一个或几个部门，定期对合同的整体实施情况进行监控。　　5）合同收尾阶段管理　　对已经完成的重点项目，应明确由哪个部门提供合同总体运行报告，对成本和风险控制作出有参考价值的总结。　　3.关于合同管理责任为保证制度的有效运行，应明确相关部门的管理责任。　　4.关于合同信息管理与备案归档　　明确合同文本管理部门及对合同文本使用、借用的权限及程序。　　公司管理方面涉及到的刑事法律问题：　　第一，侵犯商业秘密罪。　　第二，职务侵占罪。　　第三，受贿罪。

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