未续签劳动合同，人力资源经理能否索要双倍工资？

发布日期：2012-02-17 作者：张峰律师

    【案情简介】
    张某2005年入职北京某科技公司，从事人力资源工作，2007年，公司与其签订了为期两年的劳动合同。2009年合同期满后，张某继续在公司工作，但公司一直未与其续签书面劳动合同。2010年初，张某与公司解除劳动关系后，便向北京市海淀区劳动争议仲裁委员会提请仲裁，要求公司支付2009年后未签订书面劳动合同的双倍工资差额。
    【案件分析】
    人力资源部门员工，尤其是人力资源负责人与公司发生类似争议的情况在各地时有发生，但裁决结果却不尽然，大致分为两种情况：
    一种是支持员工。例如本案，张某虽在公司人力资源部担任负责人，管理劳动合同的订立、续签等工作，但这并不能代表张某有权代表公司与自己续签劳动合同，其劳动合同的续订工作应由上级领导或有授权的公司其他员工负责完成。根据《中华人民共和国劳动合同法》第八十二条规定，公司应向员工支付双倍工资差额。
    一种是支持用人单位。认为劳动合同签订事项应属于人力资源负责的事项。人力资源负责人未与公司签订劳动合同，属于人力资源负责人的失职，而不论故意或是过失。因此，应由人力资源负责人自行承担未签劳动合同的后果，而不应由用人单位支付双倍工资差额。北京市通州区劳动争议仲裁委员会及通州区人民法院有此案例。但此种做法并非仲裁委或法院通行的作法，实务中，还得考虑公司签订劳动合同的具体流程等因素。
    实践中此类案件已在仲裁、法院引起相当的重视，在裁判此类案件时亦谨慎非常。美中不足的是针对此类案件的处理，北京地区尚未形成统一意见，以致同案不同判的现象层出不穷，众说纷纭。2010年，北京高院《劳动争议案件若干问题的解答》（民一调研2010）34号意见对企业人力资源高管利用自身的工作或职务便利，故意造成未签订书面合同假象，如何处理的问题作出了统一的书面意见：“对于一些企业经理、人事主管等负责企业人力资源管理的高管，通过隐匿书面劳动合同等不良手段，使用人单位无法提供已签订过的书面劳动合同，企业高管以此为由主张双倍工资差额的，我们认为，用人单位虽无法提供书面劳动合同的原件，但有其他证据证明双方已签订了书面劳动合同的，不属于《劳动合同法》第82条第1款关于用人单位未与劳动者订立书面劳动合同的情形，对其提出要求用人单位支付双倍工资差额的诉请不予支持。”
    虽然这个意见规定的相对原则性，但反映出法院系统已经开始重视这样的问题，从员工的主观上是否是善意的进行了区别对待。同样的，用人单位也可以通过这个意见条文，寻求规避风险的途径。
    【HR操作指引】
    一、明确岗位职责
    职责，是职务与责任的统一。签订与续签劳动合同是人力资源的职务，同时，出现未签或未续签劳动合同的情况，也是人力资源要面临的责任。作为用人单位，可以将签订和续签劳动合同这一岗位职责进行明确，并约定未履行该职责视为严重失职，因此给用人单位造成的损失应当予以赔偿。
    作为这一岗位职责，每个用人单位可以根据自身的实际情况进行约定：可以选择在与人力资源负责人单独签订的劳动合同中约定；或是选择在用人单位的员工手册、规章制度中约定；又或是在录用之初就签订一份岗位职责书作为劳动合同的附件。
    二、规范特殊岗位的劳动合同签订流程
    一般情况下，员工劳动合同都是由人力资源部门负责签订，但是对于人力资源部门负责人，他们的劳动合同该由谁来负责签订，尤其是在续签劳动合同这样的一个环节上，公司可以针对这一特殊的岗位制定相应的制度流程。
    作为人力资源部门的负责人，应当知晓签订书面劳动合同的相关规定及不签订书面劳动合同的法律后果，其有义务主动向用人单位要求签订书面劳动合同。因此用人单位可以规定，这一特殊岗位的员工应在劳动合同期满前一个月向用人单位递交书面申请，要求续签劳动合同。用人单位做出明确答复后，由用人单位授权的其他员工负责与其签订书面劳动合同。若期满前员工未提出书面申请，视为员工要求不续签，双方劳动合同期满终止。以此，规避用人单位在续签书面劳动合同中因特殊岗位而导致的风险。
    实践中，可能还存在这样一种情况，人力资源负责人的劳动合同期满了，其本人并未按照上述流程要求续签，期满后，其继续在公司任职、提供劳动，这就形成了事实劳动关系，用人单位同样面临双倍工资的风险。此时，用人单位可以利用操作指引第一条关于岗位职责的约定，对此种失职行为进行处理。
    三、规范人力资源部门用章登记流程
    企业经理、人事主管等负责企业人力资源管理的高管，通过隐匿书面劳动合同等不良手段，使用人单位无法提供已签订过的书面劳动合同，由此主张双倍工资的情形，在实践中也大量存在。我们除了事后谴责其道德外，更应将风险控制在事前。
人力资源作为用人单位的代表与劳动者签订劳动合同，时常会用到用人单位的公章。因此，用人单位可以在自身的规章制度中明确规定用章登记流程。在人力资源用章时，应登记何时用章、何人用章以及用章用途。

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