企业规章制度

劳动合同法下，企业规章制度之解读
 
    企业规章制度是维持企业正常运转、快速发展的重要保障，同时也是企业将劳动用工的法律风险最小化的有力工具，具有不可替代的重要作用。但是规章制度是把双刃剑，要依法制定，严格执行。只有合法有效并且可以严格执行的企业规章制度，才能有力支撑企业业务发展，有效防范企业劳动用工法律风险。否则，不合法律规定的规章制度就将成为企业管理的障碍。劳动规章制度是企业规章制度中的一类，制定劳动规章制度既是用人单位的权利又是用人单位的义务。
 
    无论从用人单位的运作、发展和强大来看，还是从履行企业法定义务的角度说，建立和完善企业规章制度都有必要性。
 
    要想富先修路，企业要做大、做强就得先立制建章。路修得越好车跑得越快，成功的企业都有一个共同的秘诀：建立适合本企业的优良的规章管理制度。
 
    ●企业规章制度的主要功能
 
    （一）依法制定的规章制度可以保障企业合法有序地运作，将纠纷降低到最低限度；
 
    （二）好的企业规章制度可以保障企业的运作有序化、规范化，降低企业经营运作成本；
 
    （三）规章制度可以防止管理的任意性，保护职工的合法权益；对职工来讲服从规章制度，比服从主管任意性的指挥更易于接受，制定和实施合理的规章制度能满足职工公平感的需要；
 
    （四）优秀的规章制度通过合理的设置权利义务责任，使职工能预测到自己的行为和努力的后果，激励员工为企业的目标和使命努力奋斗。
 
    ●《劳动合同法》背景下企业规章规定之解读
 
    根据新《劳动合同法》，用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。同时，新《劳动合同法》对企业制定规章制度提出了更高要求，法律限制更趋严格，如果企业不依据法律规定的内容和程序制定内部规章制度，就可能会失去法律效力，存在严重的法律风险，企业也将为此承担民事赔偿、行政处罚等法律责任，所以，弄清形成法律风险的主要原因，找出规避或防范这些风险的方法，是我们制定出行之有效且符合法律规定的规章制度，防范劳动用工管理和人力资源管理风险的重要基础。
 
    在《劳动合同法》背景下企业制定规章制度潜在的法律风险包括：1、规章制度因内容不合法或程序不到位，或与劳动合同、集体劳动合同相冲突，导致无法律效力而失去作为审理劳动争议案件依据的作用；2、企业可能承担民事赔偿责任或行政责任；3 劳动者可以随时解除劳动合同，并可要求企业支付经济补偿金；4、使企业失去抵御劳动争议风险强有力的手段，在处理劳动争议时陷于被动局面，遭受不必要的损失。
 
    《劳动合同法》对企业规章制度制定的要求包括两方面，一是实体内容方面，二是程序方面。一些规章制度看似非常详尽严谨，却在内容和程序上与法相悖，这是存在法律风险的主要原因，主要表现为：规章制度制定主体不适格；内容不合法、不合理；与劳动合同和集体合同相冲突；违反公序良俗；程序不合法等。
 
    《劳动合同法》强调了法律对制定、修改或者决定规章制度的程序规定。企业在制定规章制度的过程中，必须严格按照《劳动合同法》规定的程序要件。只有经过平等协商、民主制定、公示告知劳动者这一法定程序制定的规章制度，才具有法律约束力。否则，规章制度会因制定程序缺失而无效。
 
    另外，在规章制度合理性方面，《劳动合同法》规定，劳动者严重违反用人单位的规章制度或者严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的，用人单位可以解除劳动合同，无需支付经济补偿金。但是，何谓“严重违章”、“严重失职”、“重大损害”，法律没有做出具体规定，一般来说，企业规章制度不得违反正常的常规判断标准，应为大多数人所认同，企业应合理确定员工行为严重与否，准确把握本企业违章和损失的“度”，如果规章制度被企业的大多数员工所认同，那么它就是合理的。
 
    企业在制定规章制度过程中，不仅实体内容要合法合理，还要注意程序要合法到位。企业需建立健全职工代表大会和工会组织，在制定规章制度时，应与职工代表大会或工会充分协商，讨论确定直接涉及劳动者切身利益的内容；实施时，要尊重职工个人或代表及工会的修改建议，完善规章制度相关内容，充分发挥工会的桥梁和监督作用。
 
    针对企业制定规章制度存在的法律风险，建议如下：
 
    1、成立职工代表大会，健全工会组织，发挥工会桥梁和监督作用；
 
    2、依法制定，确保合法有效；
 
    3、严格执行，依章治企；
 
    4、清理现有规章制度，及时修改、重建与《劳动合同法》不一致的内容，完善各项制度程序；
 
    5、提升企业文化内涵，构建和谐稳定的劳动关系。
 
    ●如何降低企业规章制度撰写中的法律风险
 
    相当多的劳动争议案件都是由于用人单位依照规章制度对劳动者作出相应的处理，劳动者对处理不服而引发。在此类案件中，企业的规章制度往往会成为案件审理的焦点。
 
    第一，规章制度的有效性。《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》（2001）第19 条规定：用人单位根据《劳动法》第４条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。此规定实际上确定了规章制度有效性的三个条件，即经过民主程序、内容合法、向劳动者公示，三个条件缺一就可能会出现规章制度无效的后果。
 
    第二，规章制度的实用性。以一种经常出现的情况为例，一名职工连续旷工10 天，企业的制度规定是“连续旷工时间超过10 天，或者1 年以内累计旷工时间超过15 天，企业可以解除劳动合同”，作为处罚的基础，企业有义务证明员工旷工事实的存在。这时考勤记录就会成为案件的焦点，它可能会存在以下几个问题：1. 考勤制度是否符合内容合法、民主制定和公示告知制度三个要件；2. 考勤制度所依托的工作时间安排是不是合理合法；3. 考勤制度所确定的考勤范围是否包括所解除劳动合同的劳动者；4. 考勤制度有没有真正实行。
 
    如果单位所制定的考勤制度经不住以上推敲的话，败诉的风险将大大增加。企业规章制度在很大程度上可以看作是企业约束员工的“游戏规则”，只有原则性的条文是很难起到作用的。
 
    第三，规章制度应当注意法律法规的强行性规定。例如《北京市工资支付规定》第6 条规定，用人单位制定本单位的工资支付制度应当主要规定下列事项：（一）工资支付的项目、标准和形式；（二）工资支付的周期和日期；（三）工资扣除事项。对于这些相关法律法规明确要求企业在规章制度中包括的内容，都有可能成为企业举证责任的一部分。这类规定往往是针对比较重要也容易起纠纷的制度而增加的一些额外条件，这些条件与制定规章制度的三个条件合并在一起，成为衡量规章制度是否有效的标准和依据。
 
    第四，规章制度不要规定本应在劳动合同中约定的事项。规章制度是企业单方面制定的，虽然有很多程序上的限制，但企业仍然享有比较大的自主权。所以在衡量规章制度是否合法有效时，司法机关往往会综合考虑企业用人自主权与保障职工权利的平衡点，凡是应当由双方协商确定的事项，如果没有经过协商，而由单位单方面在规章制度中进行规定时，一般情况下都不会作为审理案件的依据。
 
    可见，企业在撰写规章制度的过程中，应当谨慎并严格遵守相关法律规定，以降低风险，避免产生不必要的麻烦。
 
    ●企业规章制度如何与劳动合同有机衔接
 
    企业的规章制度与劳动合同一样，都必须在动态的管理模式下由企业管理者实施掌控，在企业与员工订立的劳动合同中应当体现“劳动者必须遵守公司规章制度及岗位职责”这一内容，实际执行过程中发现有新的情况而规章制度中尚未明确的问题应当立即予以修订。企业制定规章制度时要充分考虑到管理层与普通员工的人力资源价值区别，在内部管理规章中应采取普遍适用的原则性条款，而在各自的岗位职责中要将奖惩制度拉开距离，以便在实际操作中体现制度面前人人平等的原则。同样，劳动合同中应当体现员工具体的工作内容，如果无法分门别类地起草制订多种劳动合同，可以援引企业规章制度或岗位职责的相应条款，如在工作内容后填写“参见公司规章第X 章及XX 岗位职责”等。劳动合同文本制定的各项权利义务条款再详尽，都无法 取代规章制度的作用。作为“内部宪法”，规章制度既要体现公平的价值内涵，又要成为企业管理者可以利用的实用工具；既要有技术性、原则性，又要给企业管理留有余地。例如，某公司聘用两个驾驶员，一个为总经理开车，一个为部门经理开车，某月两司机同时出现闯红灯记录，使公司受到罚款处罚，基于管理需要，公司欲与给部门经理开车的驾驶员解除劳动合同。翻开《公司内部管理规章》“奖惩制度”一节，可以使用的条款规定为“因工作不负责任或麻痹大意给公司造成直接经济损失的，给予警告、罚款或解除劳动合同的处罚”，这条规定就是原则性规定；再翻开《公司小车管理暂行规定》，适用条款为“因违反交通法规而遭受国家行政机关处罚的，第一次扣除本人一个月奖金（与违反交通法规的罚款金额相当），第二次扣除本人一季度奖金或者解除劳动合同”，此规定即为有针对性的处罚措施。真正体现区别之处的是各部门工作人员不同的岗位职责，为总经理开车的驾驶员属于公司小车班，为部门经理开车的驾驶员一般归类于公司后勤人员，两者的岗位职责应当有所区别，按照不同岗位职责进行管理和要求，既可以体现制度的严肃性，又可以体现管理的灵活性。
 
    管理手段仅凭劳动合同文本的约制是无法反应出来的，因此，内设机构框架较大，分层管理严密的企业，各种配套制度越细致越全面，规章制度原则性和概况性就越强，企业人力资源管理的灵活性就越高。
 
    【相关法条】
 
    《劳动合同法》
 
    第四条用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。
 
     《劳动法》
 
    第四条用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。
 
    《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》
 
    第十九条用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。
 
    《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》
 
第十六条用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予以支持。
 
 
 
 企业规章制度的重要性及如何制定企业规章制度
 
    一、制定企业规章制度的重要性
 
    企业劳动规章制度是企业内部的“劳动法律”，是企业进行劳动管理的工具。依法建立和完善劳动规章制度,既是企业的权利,也是企业的义务。从一定的意义上说，企业进行劳动管理，必须靠规章制度进行管理，没有劳动规章制度，企业就无法进行劳动管理。
 
    我国《劳动合同法》第三十八条规定：“用人单位有下列情形之一的，劳动者可以解除劳动合同：……（四）用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的……”
 
    《劳动合同法》第三十九条规定：“劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：（二）严重违反用人单位的规章制度的……”
 
   《关于贯彻执行＜中华人民共和国劳动法＞若干问题的意见》第87条规定:“ 劳动法第二十五条第（三）项中的“重大损害”，应由公司内部规章来规定。
 
    根据上述法律的规定，如果规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益，劳动者可以解除劳动合同（此种情况下用人单位需要给劳动者经济补偿）；如果规章制度合法有效，劳动者违反的，用人单位也可以依据规章制度的规定，合法地解除与劳动者的劳动合同（此种情况下用人单位无需支付经济补偿金），这对企业的正常运作，规范管理劳动者的行为，无疑有着非常重要的作用，企业应给予高度的重视。
 
    二、企业规章制度的制定
 
    《劳动合同法》第四条规定，用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。
    用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。
    《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条规定，用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。
     北京市劳动和社会保障局北京市高级人民法院关于劳动争议案件法律适用问题研讨会会议纪要第37条:用人单位在《劳动合同法》实施前制定的规章制度，虽未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序，但内容未违反法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示或告知的，可以作为用人单位用工管理的依据。
    上述法条，是关于规章制度或者员工手册是否走过民主制订程序的相关法条。
 
按上述规定，规章制度的制定应符合以下几个条件，否则可能在法院审判中被认定为无效的规章制度：
 
    1、经过民主程序制定。
 
    根据《劳动合同法》的规定，涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，与工会或者职工代表平等协商确定，员工的建议和意见应充分反映在规章制订过程中。
 
    应注意的是，上述的讨论、协商等均应保留相应证据如会场照片、会议记录、会议签到表等。
 
    2、内容应当明确具体，不违反国家法律法规和政策规定。
 
    公司规章制度的制定应当注意以下几个方面：明确规章制度的设定目的，权利义务职责条款应服务于制度的目的；确保权利义务责任一致，有权利必有义务、有义务必有责任；注意规章制度的开放性和激励功能，重在激发员工的积极性和责任心；语言简洁、明白、通俗易懂，不产生歧义；条款清晰、前后一致、不矛盾，符合逻辑规律；对难以穷尽事项用技术性术语概括规定；明确规章制度的效力范围；与其他规章制度的衔接；明确规章制度的解释和执行部门。
 
    公司规章制度旨在维护公司的正常经营秩序，规范员工的行为，因此，除有规范性的规定外，必须有相应的处罚规定。否则，公司规章制度就形同虚设，起不到实际效果。公司规章中可以规定的对于员工的处罚方式通常有：书面警告、记过、扣工资或奖金、降级或降职、降薪、停工、辞退等等。由于处罚往往触动了员工的个人利益，如果处理不好的话，就极易引发劳动争议。因此，建议企业对违纪员工的处罚应建立在既合法又合理的基础之上。
 
    就实践中发生较多争议的公司根据规章制度解除劳动合同的情况，公司可分若干种情形对解除劳动合同加以规定：
 
    （1）单个严重违纪行为即可辞退。如规定：“员工不服从管理，殴打或者谩骂管理人员的，即予以辞退，公司不支付任何经济补偿金。”
 
    (2）重复行为累计加重。如规定：“员工不服从合理工作分配，予以严重警告；再犯的，予以辞退，公司不支付任何经济补偿金。”
 
   （3）一段时间内多次处罚累计加重。如规定：“员工一年内累计受到书面警告以上处罚3次以上的，予以辞退，公司不支付任何经济补偿金。”
    三、如何走民主制订程序？
    民主制订程序一般分为四个理解步骤：
   1、经职工代表大会或者全体职工讨论
   2、提出方案和意见
   3、与工会或者职工代表平等协商确定
    这种法条的分解，有一定的指导意义，但是，在实践中，如何实际操作民主制订程序呢？
在实务中一般有下列方式：
 
    1、分别向全体员工征集意见，意见是赞同规章制度的实施，或者有异议均可，但需要员工签名。如前所述，我们需要的是一个协商的程序，但并不意味着我们一定要完全按员工的意见进行修正。这种情况下，可以使用《职工意见汇总表》收集职工意见。同时我们可以使用网站、布告等辅助方式发布公告，向职工征求意见，此时可以使用《规章制度征求意见通知书》；
 
    2、通过会议的形式征集意见。那么我们需要一个会议记录，还需要一个会议签到。《会议纪要》和《会议签到表》就是起这个作用的。会议纪要里可以记录一下员工对规章制度的意见。《会议签到表》上写明会议的主题为讨论某某规章制度，让与会职工签名，表明签名职工参与了会议。
 
    3、有的用人单位通过电子邮件向员工发布初稿，征求意见，保存电子邮件记录，这也是一种方式，但这要求单位在事先就以入职登记表或其它方式确认了员工的联系邮箱。
    四、规章制度如何有法律效力-向劳动者公示或告知劳动者
 
    公司规章制度公示是最应注意的问题，要保留已经公示的证据。通常可以采取以下方式：
 
   （1）将规章交由每个员工阅读，并且在阅读后签字确认。阅读规章制度的签字确认，可以通过制作表格进行登记，也可以制作单页的声明由员工签字，内容包括员工确认“已经充分了解并且承诺遵守公司规章制度”。
 
   （2）在工作场所将规章制度内容公告，并且将公告的现场进行拍照、录像等方式的记录备案，并可由工作场所内的物业管理等人员见证。
 
   （3）召开职工大会公示，并以适当方式保留证据。
 
   （4）委托工会公示，并保留证据。
 
   （5）现在很多企业制定有员工手册，将公司的主要规章制度均收集在员工手册中，并向每一个员工发放，这也是一种很好的公示方式，但应注意由员工签收员工手册.
 
     1．劳动合同中可变更职工工作岗位的条款是有效的。
 
    2．企业内部规章制度可以作为对违纪职工的处理依据。
 
    1、行政责任。劳动合同法第八十条规定，用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度，如果违反法律、法规规定的无效，由劳动行政部门责令改正，给予警告。
    2、赔偿责任。劳动合同法第八十条规定，用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度，如果违反法律、法规规定的，给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。
    3、失去效力。最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条明确规定，用人单位根据劳动法第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。也就是说，如果用人单位的规章制度不合法，违反了国家法律、行政法规及政策规定，将会不予适用。
    4、不能作为处分员工的证据。用人单位制定的规章制度必须合法。只有依据合法的规章制度作出的决定才会受到法律的保护，否则法律将撤销根据不合法的规章制度作出的决定。也就是说，如果用人单位制定的规章制度不合法，就等于无效，就不能作为处分员工的依据。
    5、劳动者可以随时解除劳动合同。劳动合同法第三十八条规定，用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的，劳动者可以随时通知用人单位解除劳动合同。